KUMPULAN MAKALAH ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA KANTOR

KELOMPOK 1

1.1 Latar Belakang

Administrasi sarana dan prasaran dalam suatu kantor merupakan hal yang sangat penting untuk menunjang  tercapainya tujuan suatu organisasi. Sarana dan prasarana kantor yang lengkap sangat menunjang terhadap proses pekerjaan kantor yang efektif dan efisien. Namun kondisi  sarana dan prasarana kantor yang lengkap tersebut tidak berlangsung lama,karena tingkat kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana tidak dapat dipertahankan secara terus menerus. Sementara pengadaan sarana dan prasarana pun tidak datang tiap saat. Oleh karena itu, untuk pengelolaan yang baik dibutuhkan upaya pengadministrasian sarana dan prasarana  secara teratur agar kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana dapat dipertahankan dalam waktu yang relatif lama.

1.2 Rumusan Masalah

2.1     Apakah yang dimaksud dengan definisi sarana dan prasaran  kantor?

2.2     Apa saja ruang lingkup sarana dan prasarana kantor?

2.3.    Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?

2.4     Apa saja perlengkapan kantor?

2.5     Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?

1.3 Tujuan

1.      Untuk mengetahui definisi sarana dan prasarana kantor

2.      Untuk mengetahui ruang lingkup sarana dan prasarana kantor

3.      Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor

4.      Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

1.4 Manfaat

1.      Mengetahui definisi sarana dan prasarana  kantor

2.      Mengetahui ruang lingkup sarana dan prasarana kantor

3.      Mengetahui jenis-jenis perlengkapan kantor

4.      Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

2.1. DEFINISI SARANA DAN PRASARANA

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung.

Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan Nasional) No. 24 tahun 2007. Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah, sedangkan prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah. Sarana pendidikan antara lain gedung, ruang kelas, meja, kursi serta alat-alat media pembelajaran. Sedangkan yang termasuk prasarana antara lain seperti halaman, taman, lapangan, jalan menuju sekolah dan lain-lain.

Secara Umum, sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dan bahan untuk mencapai maksud dan tujuan dari suatu proses produksi. (contohnya: sabit, cangkul, dll.) Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya produksi. (contohnya: lahan, jalan, parit, pabrik, tempat kerja, dll.) Misalnya, dalam bidang transportasi darat kita dapat menyebut mobil, motor, bis, taksi sebagai sarana transportasi karena digunakan secara langsung oleh orang. Sedangkan fasilitas pendukung seperti jalan, rambu-rambu, lampu lalu lintas dapat kita sebut sebagai prasarana.

2.2.RUANG LINGKUP SARANA DAN PRASARANA KANTOR

a)    Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua, yaitu

•Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya :

1. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran

       Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas berkop, plastik transparan,kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.

2. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran

      Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa kertas  lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dll.

3. Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

         Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :

a.Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian sekretaris.

b. Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

c. Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

d. Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat sehari-hari.

•         Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya :

1.       Barang habis pakai

    Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya       satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon, klip, pensil       dan pulpen.

2.       Barang tidak habis pakai

     Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan       lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.

 

b)   Mesin-mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy, dll.

c)    Mesin komunikasi kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.

d)   Perabot kantor (office furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dlL.

e)    Interior kantor (office arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga, tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.

f)    Tata ruang kantor (office lay out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan pekerja.

2.3 JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.

1.   Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai.  Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.  Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.

b. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.  Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya.

2.  Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

2.4  PERLENGKAPAN KANTOR

1.Bekal Kantor benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.  Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai.  Misalnya: Kertas, Karbon,Pita, Tinta, Lem, Penssil Warna, Tipex, Double tip, Solasi, Spidol, karet penghapus, pensil, pulpen, Karton, Bufalo dan lain sebagainya.

2.Peralatan Kantor adalah alat alat kecil yang digunakan untuk membantu menyelesaikan tugas - tugas yang tidak terlalu berat maupun yang berat sekalipun, namun tidak habis dipakai. Contohnya :

a.  Gunting (shear)

b.  Penjepret kawat (stapler)

c.   Paper clip

d.  Penggaris

e.  Cutter

f.   Pelubang kertas

3. Mesin Kantor adalah rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor. Mulai kantor yang paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah luput dari penggunaan mesin kantor.Mesin kantor meliputi:

a.    Mesin Tik

b.    Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang

yangsekiranya terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah

penghitungan. Contoh: Kalkulator. Banknote Counting,dll

c.    Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan dokumen.

Contoh: mesin stensil, multigraph, photocopy, printer

d.   Mesin label (labeling machines)

e.    Mesin pembuka sampul surat (letter openers)

f.     Mesin penomor (numbering machines)

g.    Komputer.

4.Perabot Kantor adalah benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk melaksanakan tugas kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor.Misalnya: Meja,  kursi, lemari, rak buku/lemari arsip, meja computer, hiasan atau lukisan dinding (gambar,lukisan, foto-foto), bunga dan vas bunga, akuarium, lampu-lampu hias,  jam dinding, dan benda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah kantor.

4

5.  Pesawat Kantor semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi.  Misalnya

a.    Interkom

b.    Telepone

c.    Handphome

d.   Switch board

e.    Dictaphon

f.     Telek

g.    Faksimile

h.    Internet

i.      Sosial Media ( Facebook, Twitter, BBM, yahoo,dll).

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranya sebagai berikut:

1)      Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien

2)      Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor

3)      Meningkatkan produktivitas kerja

4)      Mempercepat proses pekerjaan.

6.      Alat Peraga Bantu Peraga adalah alat yang membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melaluui penggunaan alat-alat peraga tersebut.

a.      Fungsi alat bantu peraga

1.    Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian(presentasi);

2.    Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;

3.    Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;

4.    Menimbulkan perhatian;

5.    Mendorong untuk berpikir dan bertindak;

6.    Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah.

b.      Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:

1)      Tape recorder;

2)      Video tape recorder;

3)      Radio;

4)      Televisi, dan lain-lain.

Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:

1)      Slide projector;

2)      Film strip;

3)      Movie film;

4)      Over head projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:

1)      Chalk board;

2)      Flip chart;

3)      White board;

4)      Flannel graph;

5)      Grapik;

6)      Formulir;

7)      Buku, dan lain-lain

5

2.5 KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR

•Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;

1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

2. Menghemat tenaga dan waktu.

3. Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan

     pengawasan.

4. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

5.Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

6.Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

7.Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

•Kerugiannya yaitu:

1.Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.

2. Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan

     pemeliharaannya.

3. Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih

    mereka.

4. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan.

5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

Pertanyaan Makalah Kelompok 1

Sarana dan Prasarana Kantor

Pertanyaan dari Linda Wandini

Pertanyaan : Apa yang dimaksud dengan komunikasi yang efektif dan efisien?

Jawaban :

• Komunikasi efektif adalah pertukaran informasi,ide,perasaan, yang menghasilkan perubahan sikap sehingga terjalin sebuah perubahan sikap sehingga terjalin sebuah hubungan baik antara pemberi pesan dan penerima pesan

• Komunikasi yang efisien adalah komunikasi yang cara penyampaiannya itu mudah untuk dilakukan,tidak berbelit-belit dan mudah untuk dipahami

Pertanyaan dari Anisa Ramadani

Pertanyaan : Apa saja keuntungan dalam menggunakan mesin kantor?

Jawaban :

•Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;

1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.

2. Menghemat tenaga dan waktu.

3. Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan

     pengawasan.

4. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.

5.Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.

6.Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.

7.Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Pertanyaan dari Siti Kulsum

Pertanyaan : Sebutkan ruang lingkup sarana dan prasarana kanto?

Jawaban :

• Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik.

 KELOMPOK KE 2

1.1 Latar Belakang Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen sarana dan prasarana adalah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen sarana prasarana yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang sudah di tentukan sebelumnya.Tujuan-tujuan tersebut hanya dapat dicapai dengan melakukan tindakan.

Melakukan tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan merupakan isi dari manajemen dan isi ini  terdiri dari proses manajemen yang didalamnya terdiri atas fungsi-fungsi atau kegiatan pokok.

Untuk memahami fungsi manajemen sarana dan prasarana, perlu dipahami fungsi manajemen secara umum. Para ahli memiliki perbedaan dalam menetapkan fungsi-fungsi manajemen. Namun, pada hakekatnya fungsi manajemen dapat dibagi menjadi 10 fungsi, yaitu (1) Forecasting, (2) Planning termasuk Budgeting, (3) Organizing, (4) Staffing, (5) Directing atau Commanding, (6) Leading, (7) Coordinating, (8) Motivating, (9) Controlling, dan (10) Reporting.

Sepuluh fungsi manajemen tersebut merupakan hasil penarikan kesimpulan dari berbagai macam fungsi manajemen menurut para ahli, yang pada dasarnya ada 4 fungsi manajemen yang menjadi fungsi pokok, yaitu (1) Planning (perencanaan), (2) Organizing (pengorganisasian), (3) Actuating/Directing (pengarahan), dan (4) Controlling (pengawasan).

 

A. Perencanaan

      Perencanaan merupakan tindakan penentuan apa yang harus dikerjakan pada masa yang akan datang dalam sebuah kantor. Fungsi pokok perencanaan mengandung makna melihat ke depan dan memilih suatu arah atau alternatif dalam melakukan tindakan-tindakan yang telah ditentukan sebelumnya.

     Perencanaan perlu dilakukan untuk menghindari kesalahan dalam melakukan tindakan sehingga menyebabkan kerugian bagi organisasi. Selain itu, perencanaan juga berperan untuk meningkatkan keuntungan organisasi/kantor secara optimal.

    Ada 2 (dua) macam rencana, yaitu:

1. Rencana strategis  adalah rencana yang dirumuskan untuk memenuhi tujuan-tujuan yang lebih luas.

2. Rencana operasional adalah penjabaran secara rinci dari rencana strategis.

       Perencanaan penting untuk memasukkan suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, karena perencanaan:

1. Merupakan pedoman dan patokan dalam melaksanakan suatu pekerjaan kantor.

2. Mempersiapkan segala kebutuhan dengan pasti sebelum kegiatan kerja dilaksanakan.

3. Sebagai tindakan preventif untuk mencegah timbulnya kesulitan-kesulitan di dalam melaksanakan kegiatan kerja.

4. Memungkinkan penggunaan tenaga kerja, fasilitas, keuangan, dan segala perlengkapan secara efektif dan efisien.

5. Dapat membantu tugas-tugas pimpinan sehingga dapat berjalan lancar.

Dalam suatu organisasi/kantor, perencanaan diarahkan untuk menetapkan:

1. Visi yaitu pandangan kondisi suatu organisasi/kantor dimasa depan atau cita-cita ideal yang diharapkan suatu organisasi/kantor.

2. Misi yaitu peranan atau maksud keberadaan suatu organisasi/kantor.

3. Tujuanmerupakan titik akhir yang mana aktivitas organisasi diarahkan.

4. Sasaran adalah tujuan yang lebih spesifik.

5. Strategi merupakan rencana umum mencapai tujuan suatu organisasi/kantor.

6. Kebijakan merupakan pernyataan atau pemahaman umumyang mengawal pengambilan keputusan (khususnya cara berpikir).

7. Presedur merupakan serangkaian aktivitas atau tindakan yang lebih mengarahkan pada tindakan (bukan cara berpikir).

8. Program merupakan jaringan kompleks yang terdiri dari tujuan, kebijakan,prosedur, aturan, penugasan, langkah-langkah, alokasi sumber daya, dan elemen lainnya berdasarkan alternatif yang dipilih.

4

            Dalam perencanaan, perlu pendekatan yang dapat menghasilkan perencanaan yang tepat. Berikut ini (Depdiknas, 2009;6-7), langkah-langkah pendekatan logis terhadap perencanaan.

a. Memerhatikan lingkungan politis,ekonomis,dan kompetitif dimasa datang.

b. Visualisasi peranan yang dikehendaki daripada organisasi didalam lingkungan kantor.

c. Merasakan kebutuhan-kebutuhan dan keperluan langganan.

d. Menentukan perubahan-perubahan dalam kebutuhan dan keperluan-keperluan kelompok lain yang berkepentingan.

e. Mengembangkan sarana yang luas, tujuan-tujuan,danrencana yang akan mengarahkan usaha-usaha seluruh organisasi.

f. Menerjemahkan perencanaan yang luas, kedalam usaha-usaha fungsional atas dasar yang lebih terperinci, riset, perencanaan dan pengembangan, produksi, distribusi serta pelayanan.

g. Mengembangkan perencanaan lebih terperinci dan kontrol atas penggunaan sumber-sumber dalam setiap wilayah fungsional selalu dihubungkan dengan usaha yang menyeluruh.

B. Pengorganisasian

      Pengorganisasian adalah suatu kegiatan dalam mengalokasikan seluruh kegiatan kantor dan sekaligus menetapkan wewenang dan tanggung jawab masing-masing individu serta menyediakan tempat dan lingkungan kerja yang baik.

     Pengorganisasian sangat penting dalam kegiatan manajemen perkantoran, karena dapat:

1. Mempermudah pelaksanaan kerja,

2. Membagi-bagi kegiatan atas bagian-bagian yang khusus,

3. Mempermudah pengawasan oleh pihak atasan,

4. Menempatkan pekerjaan yangsesuai dengan tugas,

5. Memanfaatkan fasilitas atau perlengkapan secara efektif dan efisien.

            Pengorganisasian  dapat dikatakan baik, jika memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Tujuan yang akan dicapai harus diketahui dengan jelas.

2. Membagi-bagi pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan kecil.

3. Memberikan wewenang kepada petugas yang dipercaya.

4. Mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam kesatuan yang praktis dan sejenis.

5. Sediakan fasilitas dan perlengkapan yang memadai.

6. Tempatkan pegawai yang sesuai dengan keahliannya.

       Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah departementalisasi dan permbagian kerja.

   

  Departementalisasi merupakan pengelompokkan kegiatan-kegiatan suatu organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan bersama.

Hal ini akan tercemin pada struktur formal suatu organisasi, dan tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi.

     Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakn sekumpulan kegiatan yang terbatas. Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif (Handoko, 2011; 167).

Setidaknya, ada tiga macam bentuk organisasi, yaitu bentuk organisasi jalur, bentuk organisasi lini dan staf, serta bentuk organisasi fungsional.

      1.Bentuk organisasi jalur adalah bentuk organisasi yang menunjukkan adanya garis                                                          komando sentral dari atasan ke bawahan.

      2. Bentuk organisasi lini dan staf adalah bentuk organisasi yangmana pucuk pimpinan memiliki staf sebagai pembantunya, tetapi staf tersebut tidak memiliki wewenang untuk memberikan komando.

      3. Bentuk organisasi fungsional adalah bentuk organisasi yang mendasarkan pada keahlian. Wewenang pimpinan dilimpahkan kepada bawahannya sesuai dengan bidang atau keahliannya.

       Ada  beberapa konsep dalam pengorganisasian menurut  Mondy Premeaux yang di kutip Syarifudin dalam Depdiknas ( 2009 : 11-12),yaitu sebagai berikut:

a. Tanggung Jawab

Dalam menerima suatu pekerjaan berarti seseorang mengambil tanggung jawab untuk melaksanakan tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya. Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melaksanakan aktivitas pekerjaan.

b. Wewenang

Wewenang adalah hak untuk memutuskan dan mengarahkan orang-orang  dalam melakukan sesuatu tindakan, atau untuk melaksanakan suatu kewajiban dalam mencapai tujuan organisasi. Ada tiga karakteristik utama dalam konsep wewenang, yaitu:

1) Wewenang adalah hak ;

2) Wewenang mencakup tindakan, membuat keputusan, melakukan tindakan dan melaksanakan kewajiban ;

3) Wewenang adalah jaminan bagi pencapaian tujuan atau saasaran organisasi.

c. Pendelegasian

Pendelegasian adalah proses pemberian tanggung jawab sepanjang wewenang yang dibutuhkan. Konsep delegasi adalah salah satu hal penting bagi menejer sebagai kemampuan untuk memperoleh pekerjaan yang dilaksanakn.

d. Pertanggung Jawabban

Tidak ada suatu organisasi dapat berhasil jika tidak ada sistem pertanggung jawaban.

Pertanggung jawaban dapat dikembangkan dengan beberapa cara, diantaranya:

1) Melalui pemeriksaan pribadi/ atau perorangan oleh menejer.

2) Bawahan memberikan laporan kepada menejer.

3) Melalui laporan yang diberikan oleh orang lain.

e. Struktur Organisasi

Struktur organisasi berisikan kerangka kerja organisasi. Kerangka kerja organisasi adalah kopleks, sedang, dan sederhana. Kebanyakan organisasi besar menggunakan kerangka jenis lini dan staf.

Pengorganisasian yang dilakukan dengan benar akan menuai banyak manfaat. Manfaat yang pertama ialah personel dapat mengetahui hubungan kerja antaranggota sehingga memudahkan untuk bekerjasama. Selain itu, masing-maasing personel juga dapat memahami tugas, wewenang, dan tanggungjawab masing-masing.

   

 KELOMPOK 3

 

A.Latar Belakang Masalah

        Sekolah merupakan sebuah aktifitas besar yang di dalamnya ada empat komponen yang saling berkaitan.Empat komponen yang dimaksud adalah staf tata laksana administrasi,staf teknis pendidikan didalamnya ada kepala sekolah dan guru,komite sekolah sebagai badan independent yang membantu terlaksananya operasional pendidikan,dan siswa sebagai peserta didik yang bisa ditempatkan sebagai konsumen dengan tingkat pelayanan yang harus memadai.Hubungan keempatnya harus sinergis,karena keberlangsungan operasional sekolah terbentuknya dari hubungan “simbosis mutualis” keempat komponen tersebut karen kebutuhan akan pendidikan demikian tinggi,tentulah harus dihadapi dengan kesiapan yang optimal.

        Suatu lembaga akan dapat berfungsi dengan memadai kalau memiliki sistem manajemen yang didukung dengan sumber daya manusia (SDM),dana/biaya,dan sarana-prasarana.Sekolah sebagai satuan pendidikan juga harus memiliki tenaga (kepala sekolah,wakil kepala sekolah,guru,tenaga administratif,laboran,pustakawan,dan teknisi sumber belajar),sarana (buku pelajaran,buku sumber,buku pelengkap,buku perpustakaan,alat peraga,alat praktik,bahan dan ATK,perabot),dan prasarana (tanah,bangunan,laboratorium,perpustakaan,lapangan olahraga),serta biaya yang mencakup biaya investasi (biaya untuk keperluan pengadaan tanah,pengadaan bangunan,alat pendidikan,termasuk buku-buku dan biaya operasional).

       Manajemen sekolah akan efektif dan efisien apabila didukung oleh sumber daya manusia yang profesional untuk mengoperasikan sekolah,kurikukum yang sesuai dengan tingkat perkembangan dan karakteristik siswa,kemampuan dan komitmen (tanggungjawab terhadap tugas) tenaga kependidikan yang handal,dan semuanya itu didukung sarana prasarana yang memadai untuk mendukung kegiatan belajar mengajar,dana yang cukup untuk menggaji staf sesuai dengan fungsinya,serta partisipasi masyarakat yang tinggi.Bila salah satu hal diatas tidak sesuai dengan yang diharapkan atau tidak berfungsi sebagai mana mestinya,maka efektifitas dan efisiensi pengelolaan sekolah kurang optimal.Dengan demikian harus ada keseimbangan tersebut,diperlukan pengelolaan yang mengerti dan memahami prinsip-prinsip dlam pengelolaan sarana prasarana sekolah untuk tercapainya tujuan pendidikan tertentu.

        Agar sarana pendidikan dapat difungsikan dengan baik,maka diperlukan manajamen sarana dan prasarana pendidikan.Dengan adanya manajemen sarana dan prasarana pendidikan,maka sekolah akan mampu mengelola sarana dan prasarana pendidikansecara lebih terkonsep dan terarah.

B.Rumusan Masalah

   Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat kita rumuskan masalah sebagai berikut:

1.Apa yang dimaksud sarana dan prasarana pendidikan?

2.Mengapa sarana dan prasarana sangat penting dalam sebuah pendidikan?

3.Siapa yang mengelola sarana dan prasarana dalam sebuah lembaga pendidikan?

4.Bagaimana sarana dan prasarana itu dapat dikatakan standar dalam pendidikan?

5.Kapan sarana dan prasarana digunakan dalam proses belajar mengajar?

C.Tujuan Penulisan

 Tujuan penulisan makalah ini dapat diuraikan sebagai berikut:

1.Agar dapat memahami pengertian dari sarana prasarana kantor

2.Mengetahui pentingnya sarana dan prasarana kantor

3.Memahami bagaimana proses pengelolaan sarana prasarana kantor

4.Mengetahui standar sarana dan prasarana dalam sebuah lembaga kantor

  Dapat menggunakan sarana dan prasarana sesuai dengan posedur kembali membuat rencana jika terjadi penyimpangan.Namun  jika hasilnya sesuai dengan tujuan program,maka perlu dibuatkan rencana lanjutan untuk melanjutkan program yang berhasil tersebut,sehingga tujuan organisasi semakin dekat untuk dicapai.

Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya:

1.Preventive control

   Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan.Pemimpin mengawsi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan,termasuk rekruitmen anggota

2.Repressive control

    Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung ,dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan,serta evaluasi dan laporan yang di dapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil).

3.Pengawasan saat proses dilakukan

   Pengawasan yang di lakukan bersamaan dengan proses,sehingga langsung mengikuti proses dan mengadakan korkesi jika ada penyimpangan.

4. Pengawasan berkala

    Pengawasan yang di lakukan dalam kurun waktu tertentu berdasarkan kesepakatan (bisa 1Bulan sekali,2 atau 3 Bulan).

5.Pengawasan mendadak (sidak)

   Pengawasan yang di laksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari hari dan menghindari terjadinya penyimpangan.

6.Pengawasan melekat(waskat)

  Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff,hal ini sering dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus,sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan.

       Kegiatan-kegiatan yang juga termasuk dalam kegiatan controlling adalah evaluasi dan laporan.Evaluasi merupakan suatu penilaian terhadap hasil pelaksanaan kegiatan atau program.Dalam  melakukan evaluasi haruslah menyeluruh,mencakup capaian tujuan kegiatan,kinerja staff,pengetahuan staff,efektifitas dan efisiensi  penganggaran dan proses kegiatan.Sedangkan pelaporan merupakan penyampaian perkembangan hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang berkaitan dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pemimpin yang lebih tinggi.

     Controlling akan mengarahkan seluruh potensi organisasi yang terlibat agar tidak melakukan penyimpangan dalam pencapaian tujuan.Untuk itu controlling haruslah dilakukan secara bertanggung jawab dan dengan standar organisasi,sehingga pelaku-pelaku organisasi tetap bekerja secara maksimal dan fokus pada pencapaian tujuan organisasi.

 BAB II

PEMBAHASAN

A.ACTUATING(PENGGERAKAN)

    Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab.Untuk itu maka semua sumber daya manusia(SDM)yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi,misi dan program kerja organisasi.Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun.Setiap pelaku organisasi harus bekerja sesuai dengan tugas,fungsi dan peran,keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi,misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.Inti dari actuating adalah menggerakkan semua anggota kelompok untuk bekerja agar mencapai tujuan organisasi

Dalam mengimplementasikan aktivitas organisasi,pelaku organisasi harus:

1.Meraasa yakin dan mampu melakukan suatu pekerjaan,

2.Percaya bahwa pekerjaan telah menambahkan nilai untuk diri mereka sendiri,

3.Tidak terbebani oleh msalah pribadi atau tugas lain yang lebih penting atau mendesak,

4.Tugas yang diberikan cukup relevan,

5.Hubungan harmonis antar rekan kerja.

    Actuating(penggerakan) meliputi kepemimpinan dan koordinasi.kepemimpinan yakni gaya memimpin dari sang pemimpin dalam mengoptimalkan seluruh potensi dan sumber daya organisasi agar mengarah pada  pencapaian tujuan program dan organisasi.Sedangkan koordinasi yakin suatu aktivitas membawa orang-orang yang terlibat organisasi kedalam suasana kerjasama yang harmonis.Dengan adanya pengkoordinasian dapat dihindari kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan kesimpangsiuran didalam bertindak antara orang-orang terlibat dalam mencapai tujuan.Koordinasi ini mengajak semua sumber daya manusia yang tersedia untuk bekerjasama menuju ke satu arah yang telah ditentukan.

Pekerjaan memimpin meliputi lima kegiatan yaitu:

· Mengambil keputusan

· Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara pemimpinan dan bawahan

· Memberikan semangat,inspirasi,dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.

· Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya secara tepat

· Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

          Dalam memimpin ada kegiatan direction (perintah) dan motivasi.Perintah adalah petunjuk atau penjelasan kerja,serta pertimbangan dan bimbingan,terdapat para pelaku organisasi yang terlibat,baik secara struktural maupun fungsional,agar pelaksanaan tugas dapat berjalan dengan lancr.Dalam pelaksanaannya direction (perintah) seringkali dilakukan bersamaan dengan controlling.

        Jika perintah yang disampaikan pemimpin sesuai dengan kemauan dan kemampuan dari staff,mka staff pun akan termotivasi untuk memberdayakan potensinya dalam melaksanakan kegiatan organisasi.sedangkan motivasi dapat dilakukan dengan cara menjadikan staff sebagai rekan kerja,serta memberikan Reward (penghargaan) apabila staff bekerja secara baik                                                  Tujuan Actuating(penggerakan)adalah:

· Menciptakan kerjasama yang lebih efisien

· Mengembangkan kemampuan&keterampilan staff

· Menumbuhkan rasa memiliki&menyukai pekerjaan

· Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi&prestasi kerja staf

· Membuat organisasi berkembang secara dinamis.                 

· 

B.CONTROLING(PENGENDALIAN/PENGAWASAN)

       Controling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas organisasi,namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan koreksi.Dengan demikian apa yang dilakukan staffdapat diarahkan kejalan yang tepat dengan maksud pencapaian tujuan yang telah direncanakan.Inti dari controling adalah proses memastikan pelaksanaan agar sesuai dengan rencana.

      Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan tujuan organisasi dan programm kerja maka dibutukan pengontrolan,baik dalam bentuk pengawasan,inspeksi hingga audit.Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda ,tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi,baik dalam tahap perencanaan,pelaksanaan maupun pengorganisasian sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan antisipasi,koreksi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi,kondisi dan perkembangan lingkungan sekitar organisasi.

       Proses pengawasan sebagai bagian dari pengendalian akan mencatat perkembangan organisasi kearah tujuan yang diharapkan dan memungkinkan pemimpin mendeteksi penyimpangan dari perencanaan tepat pada waktunya untuk mengambil tindakan korektif sebelum terlambat.Melalui pengawasan yang efektif,terhadap aktivits organisasi,maka upaya pengendalian mutu dapat dilaksanakan dengan lebih baik.

Manfaat pengawasan

· Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan

· Dapat mengetahui adanya penyimpangan

· Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya mencukup

· Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan

· Dapat mengetahui staff yang perlu diberikan penghargaan promosi

Proses controling meliputi:

1.Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian                                 2.Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiiliki        3.Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar.Kembali membandingkan hasil   pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal(rencana)kegiatan tersebut dilaksanakan,dan mengukur capaian keberhasilannya.

BAB 3

KESIMPULAN

A.Penutup

        Prasarana pendidikan merupakan semua komponen yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses belajar mengajar disekolah atau perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung yang menunjang proses pendidikan di sekolah.Sedangkan sarana adalah semua perangkat peralatan,bahan dan perabot yang secara langsung digunakan dalam proses pendidikan atau alat langsung untuk mencapai tujuan pendidikan.

        Fungsi fasilitas atau sarana prasarana pendidikan adalah membuat siswa merasa nyaman dan dapat memotivasi siswa dalam belajar,sehingga proses belajar dapat berjalan dengan lancar dan berhasil sesuai yang diharapkan yaitu dapat meningkatkan prestasi siswa.

B.Saran

        Kita seorang calon pendidik diharapkan mampu mengelola atau menggunakan sarana prasarana dalam proses belajar mengajar agar siswa dapat memahami dan aktif dalam lingkungan sekolahnya.Begitu juga saat menggunakan sarana pendidikan harus kita sesuaikan dengan kriteria siswa yang di didik.Dengan adanya makalah ini penulis mengharapkan apabila ada kesalahan dalam penulisan agar memberi tahu penulis.Karena segala kekurangan datang dari kita dan kebenaraan dari Allah SWT.

   Pertanyaan dari kelompok lain tentang fungsi sarana dan prasarana

   Dari               : Puji Rosmiati

   Kelompok    : 1

   Pertanyaan : Sebutkan fungsi pengarahan?

   Jawaban      : Fungsi pengarahan adalah keinginan untuk membuat orang lain mengikuti

                          keinginannya dengan menggunakan kekuatan pribadi atau kekuasaan abatan secara

                          efektif dan pada tempatnya demi kepentingan jangka panjang perusahaan.

   Dari               : Erin Herliyani

   Kelompok    : 2

   Pertanyaan : Apa yang dimaksud  dengan gaya kepempinan situasional?

   Jawaban      : Gaya kepempinan situasional yaitu gaya pemimpin yang kadang bersifat demokratis

                           kadang bersifat otoriter,demokratis yaitu tebuka terhadap para karyawan ,otoriter

                           yaitu tidak perduli terhadap para karyawan.

   Dari               : Siti Sari Restu

   Kelompok    : 4

   Pertanyaan : Sebutkan fungsi pengawasan manajemen perkantoran?

   Jawaban      : Mencegah penyelewengan misalnya mengambil uang kantor,tidak disiplin.Harus

                           punya rasa tanggung jawab mendidik (menjadi panutan).

KELOMPOK 4

       PEMBAHASAN

2.1. Perencanaan Pengadaan

Perencanaan berasal dari kata dasar rencana yang memiliki arti rancangan atau kerangka dari suatu yang akan dilakukan pada masa depan. Perenacanaan sarana dan prasarana merupakan proses perancangan upaya pembelin, penyewaan, peminjaman, penukaran, daur ulang, rekondisi/rehabilitasi atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan kantor.

Hasil suatu perencanaan akan menjadi pedoman dalam pelaksanaan dan pengendalian, bahkan penilaian untuk perbaikan selanjutnya. Oleh karena itu, perencanaan sarana dan prasarana harus dilakukan dengan baik dengan memperhatikan persyaratan dari perencaan yang baik.

Dalam kegiatan perencanaan sarana dan prasarana (Depdiknas, 2009: 8-9), ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan, yaitu sebagai berikut:

1. Perencanaan pengadaan sarana dan prasaran harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas  pekerjaan kantor.

2. Perencanaan harus jelas.

3. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencaan.

4. Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas, dan kualitas sesuai dengan skala prioritas.

5. Perencanaan pengadaan sesuai dengan platfrom anggaran yang disediakan.

6. Mengikuti prosedur yang berlaku.

7. Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi, dan kondisi yang tidak disangka-sangka.

8. Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), dan jangka panjang (10-15 tahun).

1.Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak

   Barang-barang yang bergerak dapat berupa berbagai macam perlengkapan dan perabot kantor. Menurut Endang Herawan dan Sukarti Nasihin (2001: 118-119), perlengkapan dan perabot yang dibuat harus memenuhi syarat-syarat berikut:

a. Syarat Perabot Kantor

1) Ukuran fisik pemakaian agar pemakaian fungsional dan efektif.

2) Bentuk dasar yang memenuhi syarat-syarat, diantaranya:

a) Sesuai dengan aktivitas,

b) Kuat, mudah pemeliharaannya, dan muda dibersihkan,

c) Memiliki pola dasar sederhana

d) Mudah dan ringan untuk disimpan/disusun, dan

e) Fleksibel sehingga mudah digunakan dan dapat pula berdiri sendiri.

3) Konstruksi perabot hendaknya:

a) Kuatkan dan tahan lama,

b) Mudah dikerjakan  secara massal,

c) Tidak bergantung keamanan pemakaiannya, dan

d) Bahan yang mudah di dapat dipasaran dan disesuaikan dengan keadaan setempat.

b. Syarat Perlengkapan Kantor

Berikut ini merupakan beberapa syarat perlengkapan kantor yang harus anda ketahui.

1) Keadaaan bahan baku/material harus kuat, tetapi ringan, tidak membahayakan keselamatan karyawan kantor.

2) Kontruksi harus diatur agar sesuai dengan kondisi para karyawan.

3) Diplih dan dirrencanakan dengan teliti dan baik serta benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan para karyawan dalam melaksanakan pekerjaan kantor.

2. Perencanaan Pengadaan Barang Tidak Bergerak

a. Tanah/Lokasi Gedung

      Tanah/Lokasi gedung yang dipilih untuk mendirikan bangunan kantor hendaknya memiliki kelebihan tertentu. Oleh karena itu, Perlu dilakukan pemilihan tanah/tempat secara cermat. Tanah/lokasi harus strategis, bebas bencana, subur, dan memiliki pemandangan yang indah.

Faktor-faktor lain yang harus diperhatikan dalam menentukan lokasi gedung, diantaranya:

1) Lokasi dapat dijangkau oleh kendaraan umum.

2) Diusahakan memiiki jalan sendiri.

3) Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor.

4) Dekat dengan daerah pemasaran.

5) Faktor keamanan.

6) Pengembangan dimasa yang akan datang.

Langkah-langkah perencanaan pengadaan tanah dijelaskan sebagai berikut:

1) Menganalisis Kebutuhan Tanah

2) Mengadakan Survey Kondisi Tanah

3) Mengadakan Survey Harga Tanah

b.Bangunan

    Dalam membangun gedung kantor dituntut adanya suatu perencanaan dengan prosedur sebagai berikut:

1) Menyusun rencana bangunan yang dibutuhkan berdasarkan analisis kebutuhan secara lengkap dan teliti.

2) Melakukan survey terhadap tanah.

3) Menyusun atau mengecek rencana konstruksi dan arsitektur bangunan berdasarkan kebutuhan dan hasil survey.

4) Menyusun rencana anggaran biaya sesuai harga standar di daerah yan bersangkutan.

5) Menyusun pentahapan Rencana Anggaran Biaya (RAB) yang disesuaikan dengan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun, dengan memperhatikan skala prioritas yang  telah ditetapkan sebelumnya .

2.2 Pengadaan Sarana dan Prasarana

     1.  Pengertian Pengadaan

          Pengadaan merupakan serangkaian kegiatan menyediakan berbagai jenis sarana dan prasarana kantor sesuai dengan kebutuhan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya. Tujuannya untuk menunjang proses kegiatan kantor agar berjalan efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

     2. Tujuan Pengadaan Sarana dan Prasarana

         Pengadaan perlengkapan kantor biasanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan disuatu kantor menggantikan barang-barang yang rusak,hilang,dihapuskan,atau sebab-sebab lain yang dapat dipertangung jawabkan sehingga memerlukan pergantian,dan untuk menjaga tingkat pertersedian barang setiap tahun dan anggaran mendatang.

     3. Karakteristik Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

          Ada beberapa karakteristik esensial perencanaan pengadaan perlengkapan, yaitu sebagai berikut:

o Merupakan proses menetapkan dan memikirkan.

o Objek piker dalam perncnaan perlengkapan adalah upaya memenuhi sarana prasarana kantor yang dibutuhkan.

o Tujuan perencanaan perlengkapan adalah efektifitas dan efisiensi dalam pengadaan perlengkapan kantor.

     4. Prinsip-prinsip Pengadaan    

          Menyangkut akan adanya prinsip dalam pengadaan ini yang harus dipahami oleh pemimpin serta dijadikan pedoman, yakni sebagai berikut:

a. Bahwa semua orang yan ikut menggunakan secara teratur mengenai peralatan tersebut haruslah dilibatkan dalam proses pemilihan (pengadaan).

b. Peralatan kantor hendaknya serasi dengan interest kebutuhan dan kematangan anak. Peralatan tersebut haruslah mudah dipindahkan dan mudah diatur.

c. Ukuran peratan sebaiknya disesuaikan dengan keadaan, maka disini dalam rangka pengadaan peralatan dibuat berbeda-beda setiap kebutuhan sehingga dapat disesuaikan.

d. Lebih baik yang bervariasi,makudnya peralatan ini bentuk dan ukurannya berbeda sehingga lebih menarik dan mudah disesuaikan dengaan kepentingan kantor.

Ada juga beberapa prinsip yang berlaku secara umum untuk proses pengadaan  ini, yakni sesuai dengan Kepres No. 80 Tahun 2003 tentang pengadaan Barang/Jasa Wajib menerapkan prinsip-prinsip:

a. Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas.

b. Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan.

c. Terbuka dan bersaing, berarti pengadaa barang/ jasa harus terbuka  bagi penyedia barang /jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat.

d. Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pegadaan barang/jasa.

e. Adil/tidak diskriminatif, berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa.

f. Akuntabel,berarti harus mencapai sasaran, baik fisik dan keuangan.

5. Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana Kantor

        Beberapa cara kegiatan pengadan sarana dan prasarana kantor, yaiyu sebagai berikut:

a. Pembelian

Pembelian adalah pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana kantor dengan cara  suatu kantor menyerahkan sejumlah uang kepada penjual untuk memperoleh sarana dan prasarana sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

b. Produksi Sendiri

Kegiatan produksi sendiri dapatdilakukan secara massal sehingga bukan hanya untuk memenuhi kebutuhan kantor sendiri, melainkan dapat juga dijual kekantor lain.  Kegiatan ini dapat melatih kreativitas da juga melatih jiwa kewirausahaan.

c. Penerimaan Hibah

Penerimaan hibah dapat berasal dari pemerintahan (pusat/daerah) dan pihak swasta. Misalnya, penerimaan hibah tanah.Proses penerimaan hibah harus melalui berita acara penyerahan atau akta serta terima hibah yang dibuat oleh Notaris/PPAT. Akta tersebut harus ditindak lanjuti menjadi setifikat tanah.

d. Penyewaan

Penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana kantor dengan jalan memanfaatkan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan kantor dan kantor membayarnya berdasarkan perjanjian sewa-menyewa.

e. Peminjaman

Peminjaman adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana kantor dengan jalan memanfaatkan  barang pihak lain untuk kepentingan kantor secara sukarela sesuai dengan perjanjian pinjam-meminjam.

f. Pendaurulangan

Pendaur ulangan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana kantor dengan jalan memanfaatkan barang bekas agar dapat digunakan untuk kepentingan kantor.

g. Penukaran

Penukaran adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana kantor dengan jalan menukarkan barang yang dimiliki kantor dengan barang yang dimiliki oleh pihak lain.

h. Rekondisi/Rehabilitasi

Rekondisi atau perbaikan adalah cara pemanuhan kebutuhan sarana dan prasarana kantor yang telah mengalami kerusakan.

6. Prosedur Pengadaan Sarana dan Prasarana

Berdasarkan jenisnya, pengadaan sarana dan prasana kantor dapat dilakukan cara:

a. Tanah

Pengadaan tanah dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima hibah, dan menukar.

b. Bangunan

Pengadaan bangunan dapat  dilakukan dengan cara membangun banguna baru, membeli  bangunan, menyewa bangunan, menerima hibah bangunan, dan menukar bangunan.

c. Perabot

Perabot merupakan sarana pengisi ruangan. Misalnya meja, kursi, lemari, rak, filling cabinet, dan sarana lainnya.

d. Alat

Pengadaan alat kantor dapat dilakukan dengan cara membeli, membuat sendiri, dan menerima bantuan. Alat-alat yang dibutuhkan kantor berupa alat-alat yang biasanya digunakan di kantor, misalnya computer, alat hitung, alat penyimpan uang, alat pendeteksi uang palsu, dan alat pembersih.

2.3 Pendistribusian Sarana dan Prasarana

            Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab dari seseorang penanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang tersebut.

           Dalam proses pendisrtibusian, ada 3 hal yang harus diperhatikan, yaitu:

1. Ketepatan barang yang disampaikan, baik jumlah atau jenisnya

2. Ketepatan sasaran penyampaian.

3. Ketepatan kondisi barang yang disalurkan

1. Penerima Barang

2. 

Penerima Barang, yaitu orang yang menerima barang dan sekaligus mempertanggungjawabkannya sesuai dengan daftar barang yang diterima. Identitas orang menerima barang harus jelas.

2. Waktu Penyaluran Barang

Waktu penyaluran barang harus disesuaikan dengan kebutuhan barang tersebut, terutama yang berhubungan dengan proses kegiatan kantor. Untuk barangyang habis pakai, seperti kertas, tinta,harus dapat dengan mudah disalurkan kebagian-bagian unit kerja . Apabila barang-barang yang ada pada bagian-bagian tertentu kurang dapat difungsikan lagi, perlu ada penggantiannya dan segera mendapatkan penyakuran barang-barang yang baru, sehingga penyaluran barang-barang yang tidak habis pakai lebih bersifat sewaktu-waktu bila diperlukan. Sebagai contohnya adalah computer, meja, kursi, lemari, dan lain sebagainya.

3. Jenis Barang yang Akan Disalurkan kepada Pemakai

Untuk mempermudah pengelolaan perlengkapan dikantor ada beberapa cara dalam membedakan jenis perlengkapan yang ada, misalnya dengan melihat penggunaan barang tersebut.

4. Jumlah Barang yang Akan DIdistribusikan

Dalam pendistribusian, agar keadaan barang yang sudah disalurkan dapat diketahui secara pasti dan dapat dikontrol, perlu ada ketegasan jumlah barang yang disalurkan.

Berdasarkan keseluruhan uraian tentang pendistribusian diatas, dapat ditegaskan bahwa pada dasarnya ada 2 sistem pendistribusian barang yang dapat dilakukan oleh pengelola pelengkapan kantor, yaitu:

a. Sistem Langsung, yaitu barang-barang yang sudah diterima dan diinventarisasikan langsung disalurkan pada bagian-bagian yang membutuhkan tanpa melalui proses penyampaian terlebih dahulu.

b. Sistem tidak langsung, adalah barang-barang yang sudah diterima dan sudah diinventarisasikan tidak secara langsung disalurkan, melainkan harus disimpan terlebih dahulu di gudang penyimpanan dengan teratur. Hal ini biasanya digunakan apabila barang-barang yang terdahulu ternyata masih tersisa.

Sistem apapun yang digunakan oleh pengelola perlengkapan disuatu kantor tidak perlu dipersoalkan, asal memenuhi asas-asas dalam pendistribusian yang efektif.

Ada beberapa asas pendistribusian yang perlu diperhatikan, yaitu,

a. Asas ketepatan

b. Asas kecepatan

c. Asas keamanan

d. Asas ekonomis

PENUTUP

1.1 Kesimpulan

      Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).

Dengan demikian dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa administrasi sarana dan prasarana kantor adalah semua komponen yang secara langsung maupun tidak langsung penunjang jalannya proses suatu pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan itu sendiri.

1.2 Saran

      Dengan membaca makalah ini, kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangannya dan jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kami mohon kritik dan sarannya yang bersifat membangun dari pembaca. Terimakasih

 #SELAMAT MEMBACA #

8